Trendyol'dan sabah gelen bir sipariş öğleden sonra kargoya çıkıyor, iki gün sonra da müşteriye ulaşıyor. Bu üç tarihten hangisi faturanın kesileceği günü belirliyor? Yanlış günü seçmek ceza riskini de, iade geldiğinde yapacağın işi de değiştiriyor.
Yedi gün kuralı
Vergi Usul Kanunu'nun 231. maddesine göre fatura, malın teslim edildiği ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir. Kanun bu süreyi geçen faturayı hiç düzenlenmemiş sayıyor. Yani sekizinci gün kesilen fatura, vergi idaresinin gözünde faturasız satış demek ve özel usulsüzlük cezasının konusu oluyor.
Süre teslim gününü izleyen günden başlıyor. Pazartesi teslim edilen bir ürün için faturanın en geç bir sonraki pazartesi kesilmiş olması gerekiyor.
E-ticarette teslim tarihi hangisi?
Mağazada satışta teslim anı belli: müşteri ürünü alıp çıkıyor. Kargoyla satışta ise iki farklı yorum var. Bir kısım uzman ürünün kargoya verildiği günü teslim sayıyor, bir kısmı müşterinin ürünü teslim aldığı günü. Satıcıların çoğu riske girmemek için faturayı kargoya verdikleri gün ya da hemen öncesinde kesiyor.
Yurt içinde kargo genelde birkaç günde ulaştığı için bu fark çoğu zaman sorun çıkarmıyor. Teslimatın haftalar sürdüğü durumlarda ise, örneğin Rusya'ya giden Ozon siparişlerinde, müşteriye teslimi beklemek yedi günü kolayca aşabilir. Hangi tarihi esas alacağına mali müşavirinle birlikte karar vermen en sağlıklısı.
e-Fatura mı, e-Arşiv mi?
Bu ayrımı ürün ya da tutar değil, alıcı belirliyor. Alıcı Gelir İdaresi Başkanlığı sisteminde e-Fatura mükellefi olarak kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv fatura kesiliyor. Bireysel müşterilerin neredeyse tamamı e-Fatura mükellefi olmadığı için pazaryeri siparişlerinin büyük kısmı e-Arşiv ile faturalanıyor.
Kurumsal fatura isteyen siparişlerde alıcının vergi numarasını sorgulamak gerekiyor. Pazaryerleri siparişle birlikte alıcının kurumsal fatura isteyip istemediğini ve vergi bilgilerini iletiyor. Bu bilgi gözden kaçarsa şirket adına kesilmesi gereken fatura bireysel olarak kesiliyor ve iptal ile yeniden düzenleme işi çıkıyor.
Fatura kesildikten sonra
e-Arşiv fatura müşteriye e-posta ya da bağlantı ile elektronik olarak iletiliyor. Pazaryerleri ayrıca faturanın sipariş ekranına yüklenmesini ya da fatura bağlantısının girilmesini istiyor. Fatura kesilip pazaryerine yüklenmemişse müşteri faturayı göremiyor ve bu, satıcı performansına da yansıyabiliyor.
Faturayı hangi anda kesmeli?
Pratikte üç seçenek var ve her birinin bir bedeli var.
Sipariş gelir gelmez kesmek süre riskini sıfırlıyor. Karşılığında iptal edilen her sipariş için fatura iptali ya da iade faturası düzenlemen gerekiyor. İptal oranı yüksek kategorilerde bu, ciddi bir iş yükü.
Kargoya verirken kesmek çoğu satıcı için dengeli seçenek. İptallerin büyük kısmı kargodan önce geldiği için gereksiz fatura sayısı azalıyor, süre de teslimin hemen başında başlamış oluyor.
Müşteriye teslimde kesmek iadeleri en aza indiriyor ama teslimatın uzadığı her durumda süreyi takip etmeni gerektiriyor. Bu yolu seçiyorsan, kargoya verilişten itibaren beşinci, altıncı günü gelen faturasız siparişleri her gün kontrol etmen gerekir.
Leadmigo'da bu seçimi her pazaryeri bağlantısı için ayrı yapabiliyorsun. Örneğin Trendyol için kargoya verilişte, Ozon için sipariş gelişinde kesim ayarlanabiliyor. Faturası kesilmemiş siparişler süre dolmadan "Dikkat gerektirenler" listesine düşüyor. Ayrıntılar özellikler sayfasında.
Bu yazı genel bilgi içindir. Kendi işletmen için hangi tarihin esas alınacağını mali müşavirinle netleştir.
Kaynaklar
Paraşüt: İnternet satışlarında fatura nasıl kesilir?
Faturaport: e-Arşiv fatura düzenleme kuralları ve 2026 uygulaması